2011-02-21
这是一个讲求速度的世界,要用最短的时间完成最多的事情.优秀的企业家总是在新的一天之前就规划好了一切,力求在起跑线上姿势都比其他选手更接近起跑瞬间.
成功人士的标志是:一年三百六十五天,你是否总觉得时间不够用?
每天都忙忙碌碌,可是工作一天下来,还是觉得有堆积如山的事情没有忙完?
是效率不高,还是时间管理有问题?为什么在和时间的赛跑中,你永远是那个救火队的角色?或许,该到了检讨你的时间管理方法了.想想王石和罗红,管理着偌大的企业,可是依然有时间去爬山和摄影,对于你来说,管理好时间后,一样可以做到.
金融危机弥漫的今天,各国政要忙着互相奔走呼吁救市,跨国公司总裁致力于稳定市场.据悉,美国新任总统奥巴马最近简直变成了夜猫子,他感叹金融危机期间,时间一点也不够用.白宫工作人员因此不再朝九晚五,而要经常加班加点甚至熬通宵.总裁们的时间变得更加争分夺秒,正应了百达翡丽全球副总裁Thierry Stern的那句名言:"时间是永远不会结束的挑战."
这是一个讲求速度的世界,要用最短的时间完成最多的事情.在时间管理上富于经验的管理者不会在纷至沓来的会议和电话、堆积成山的下属邮件中分身乏术.作为一个公司的好管家,他既要有宏观的眼光思考公司的长远大计,又要聚精会神地盯着公司的那些营运的琐事.规划、决策和授权的妥当安排,使他们成为时间的主人.
优秀的企业家总是在新的一天之前就规划好了一切,力求在起跑线上姿势都比其他选手更接近起跑瞬间.
微软高管刘润曾提出以年、以月和以天为单位三个层次的时间管理.开始一天的工作之前,首先决策哪些是紧急的事、哪些是重要的事,然后先难后易地做完.
前任惠普公司总裁格拉特把自己的时间划分得清清楚楚,他花20%的时间和客户沟通,35%的时间用在会议上,10%的时间在电话上,5%的时间在看公司的文件上,剩下的时间用在和公司没有直接或间接关系,但却有利于公司的活动上,可能是传媒的采访,也可能是措手不及的突发事件.
即使是工作狂经理人,也要有能耐去享受打一场高尔夫的奢侈、听一场三大男高音的音乐会的乐趣.即使是号称史上完美经理人的陈永正(现任NBA中国首席执行官、曾经的微软和摩托罗拉中华区CEO)也在抱怨时间根本不够.
"我必须更多地跟年轻人待在一块儿!他们是一个崭新的群体!这就是NBA所提倡的:研究他们的思考方式和做事方式.如今,很多年轻人整天盯着电脑,而不去看电视.他们喜欢写博客、用MSN,我必须好好研究他们."
时间总是不够用,但是成功的职业经理人,总是有一套自己应对工作的时间管理术.看看下面的三位大腕是如何管理自己的时间吧.
李锡焕一开始就解决最难的工作
名仕:SK是一家经营项目各异的综合类大公司?集团如何保证时间管理的效率?
李锡焕:公司的中层以上都有年度、月度和每天的时间表,而且中层和高层要互相make sure彼此的时间表力求做到准确无误.高层要掌握中层员工的时间表,方便作出任何时间上的决策.我个人喜欢借助现代化的管理手段.我们经常在大会议室开北京、新加坡、韩国三地的视频会议,直接、方便、节省时间,非常有效率.在我的办公室里能收看到BLOOMBERG的即时财经新闻,作为高层要第一时间捕捉到任何一个重要的信息,以便及时对公司作出部署和调整.
名仕:作为SK重要的决策人,您怎么安排自己每天的工作时间?
李锡焕:正常的员工是9点上班,但我一般提早一个半小时来到公司,因为一到上班时间就会有各种各样的事情来找我,高级主管们会来敲我的办公室汇报事宜.只有那一个半小时是真正完全属于我一个人的时间.那宝贵的一个半小时是正常工作质量的两倍,因为完全不受干扰.
时间分配上我基本是60至70%的时间是在工作状态,20%的时间留下来作为充电和学习.比如我每天下午四点会请一位中文老师教我汉语,希望能把中文学的更流利些.现在困扰我的是身体健康管理的时间实在太少.都被工作霸占了,很想能多抽些时间去锻炼身体.
名仕:如何安排工作中的轻重缓急?
李锡焕:我一般把自己的事务放在最后去执行.首先对下属下达命令,其次跟各地方公司进行沟通联系.最后才是自己的事情.这样能保证有更多的时间给员工去执行,高层也有时间去检查项目的动态如何.
名仕:如何处理突发事情?
李锡焕:第一时间是解决好这个事情或者危机,最后才是追究责任.这也是时间管理的重要一环,是公司对待最重要的事情和最紧急的事情的态度立场.
名仕:在公司业务时间的运用上,你有何侧重?
李锡焕:创造力是SK引以为豪的企业文化.因此我们愿意花更多的时间去关注新的市场和新的领域.公司每年都会把时间投入到一些创新的领域,这是我们安排时间的重中之重.
1,永远不要把最难的事情留到最后,因为人有惰性,你把最难的事情留到最后,往往会说服自己留到明天.开始一天工作前,首先集中精力解决最核心最具挑战性的工作.
2,合理安排时间.我一般上午安排会议,下午安排学习.因为下午人的精力会差很多,安排一些放松式的学习可以转换休息大脑.
07:30--09:00 与韩国总部视频会议处理个人事务
09:00--11:30 周一例会(和部门领导)
12:00--13:30 与部门领导以及子公司领导午餐 交流业务
14:00--15:30 中高层TEAM长们的业务报告
16:00--17:00 请中午老师前来辅导中文学习
17:00--18:00 中高层TEAM长们的业务报告
18:00--18:40 晚餐
名仕:公司推行怎样有效的时间管理方法?
罗志:你知道我们香港的工作节奏一向以快著称.我在北京也这么要求我的员工们.现在的商业竞争这么厉害,时间管理显得更加重要.你时间利用得好,可以事半功倍.我要求员工们把事情提前完成,因为接下来还有更多的事情要忙,我告诉他们做事情要想三步而非一步,你要预知接下来发生的另外两个事情,提前把这些都想到了,是最好的时间管理手段.如果你都这么做的话,你会发现你一年能做别人五年的事情.
名仕:CHARRIOL近阶段的工作进度怎么开展和安排?
罗志:紧锣密鼓并且井然有序.4月份我们在北京的金宝汇旗舰店开了进入内地的第一个OPINING SHOW.接下来会PUSH赛特和新光的分店,我们会有一系列的工作计划让国内热爱时尚的人群更好更快地了解CHARRIOL夏利豪,并且喜欢上它.这个品牌在香港非常流行,几乎人手一个,这是我看好它在内地市场的原因.
名仕:你经常会做商务旅行,怎么合理安排旅行时间?
罗志:我总是早走晚回或者晚走早回.我搭当天最早的那班飞机飞香港,然后当天搭最晚的一班飞机回北京,一点都不耽误第二天的工作,要不我就搭乘当天最晚的飞机去香港,第二天一大早我跟往常一样早早地就出现在北京的办公室了.
名仕:工作节奏紧张,还会花时间在休闲和爱好上吗?
罗志:当然了,这是时尚从业人员的必修课,我的心态跟80后、90后的年轻人一样.我喜欢跟年轻人在一起,时刻关注世界最新的流行动态.我喜欢时装、爱听交响乐.跟朋友打高尔夫、网球、羽毛球是常有的事情.但我可不是为了娱乐而娱乐,好多朋友都是因为打球认识的.即使是在休闲的时候,我也喜欢把时间充分利用起来.近期我会去巴黎看一年一度的钟表展,多开拓眼界对事业永远不会有什么 坏处.
名仕:您节省时间的秘诀是?
罗志:争分夺秒,包括吃饭、睡觉和开会.我自己吃饭的话五分钟就解决了,我走路疾步如飞.有时候工作太忙,我就利用在车上的时间睡觉,而且是一上车就能睡觉,以前在香港的时候,搭公交的时候都试过一只手握着扶手站着睡觉.如果早上有会议,我会要求提前20分钟开会,也就是八点四十,这样散会后员工能有更多的时间去实施会议的内容.如果实在没时间开会,我会在吃午饭的时候和员工一起,也就是工作午餐了,边吃边开会.听起来很魔鬼,但我的下属已经很好的适应了我的魔鬼时间管理模式.
1.如果你需要在一天内完成一个可能花费几周时间的工作,就该为任务划分成块,分别设定时限.
2.如果你的任务很容易延伸扩展出其他的要求并不断产生子任务,时限可以使你更好地控制进度而不至于东奔西走陷入混乱.
3.避免拖延和耽搁.当你担心自己的倦怠是否会耽误任务进度时,设定一个时限就是为自己安排了一个监工.
1,我特别注重随时随地休息,这样随时补充体力,一旦再工作起来,就觉得精力旺盛了.
2,要在内心里给自己一种快节奏的感觉,时刻保持一种战斗状态,这样才不会给自己浪费时间的机会和心念.
07:00 起床 收看早间新闻
08:30 到达公司 处理邮件(周一固定8:40例会时间)
09:00--10:00 中层员工汇报工作时间
10:00--中午 开始巡店、顺带观察其它品牌的店面情况
12:00 --13:00 与下属进行午餐会议
13:00--17:00 与亚太区总部开会,计划
OPINING SHOW事宜
19:00--20:00 运动时间 休闲+商务
全忠 一日之计在于前天晚上
名仕:如何规划工作的时间?
全忠:因为地产生意的缘故,我的大部分时间就是在出差.不开玩笑的讲,我不是在飞机上,就是在赶飞机的路上.按照惯例,我会在前一周排出下一周所有的日程安排.每天的日程表一般从早上九点到夜里两三点.白天对于我来说更多的是开会,晚上会花两个小时来处理公司的邮件.
名仕:时间方面的压力来源于哪里?
全忠:时间总是有限的,很难做到面面俱到.我基本上把客户放在第一的位置,这样就难免少了跟员工的沟通,所以我只能选择办公OA系统来跟员工进行邮件沟通.
名仕:如何处理最紧急的事和最重要的事?
全忠:我会在前一天晚上就开始对明天大小事情做一个不同等级的排序,A到B到C,A里面也有A1、A2,以此类推.对于员工,我要求他们写日报,并且写明天的工作安排,对于今天的工作自己有个简单的评语.时间管理就是效率管理.
名仕:在时间的管理上有什么心得可以与我们分享的?
全忠:首先得有时间管理的意识,然后是基本功,一定要记住一天之计在于前天晚上.每周要有一次深度思考,可以知道在本周时间上的安排哪些可圈可点,哪些下次可以做得更完善的,这样都是避免重复错误的好办法.我自己每个月还追加一个个人的月度分析,比如我本月都到过哪些城市、出差的次数,我要观察在时间的分配上是否与项目的重要性匹配.
名仕:休闲的时间发生在什么时候?那个时间你用来做什么?
全忠:我休闲的时间基本上是在机场等飞机的时候和在飞机上的几个小时.通常我会利用等飞机的时间逛下机场的书店,挑选自己喜欢的杂志和书籍带到机上阅读.
我每个月要消化二十五到三十本杂志.在飞机上如果不看书,那么就会好好补觉了.
名仕:如何定义浪费时间?
全忠:别人不守时造成我时间的浪费占大多数.
1.了解自己的工作效率周期,合理安排工作.在一天中,每个人都有工作效率的低谷和高峰时期.将那些重要的、需要集中精力和创新性的工作安排在效率高的时间里进行,在低效率期安排一些不重要的或者不需要特别关注的琐事.
2.牢记帕金森定律,合理地分配时间.帕金森定律告诉我们,工作会自动地膨胀占满所有可用的时间.
也就是说,如果你给自己安排了充裕的时间从事一项工作,你放慢你的节奏以便用掉所有分配的时间.
3.为重要的工作或者不可预见的工作预留时间.
4.避免将整块时间拆散.只要可能,就应留出一天中效率最高的一部分时间作为整块的可支配时间.
5.提高会议效率,避免时间浪费.各式各样的会议占据了大部分的工作时间,而且会议趋向于越开越长.
因此,提高会议效率也是提高时间和效率的重要途径.
1,结束一天的工作时,会想好明天的计划,总结今天的工作得失.这样,再工作起来可以少走弯路,而且更有效率.
2,见缝插针式工作:时间管理中重要一环就是对于零碎时间的合理运用,候机时,我喜欢读杂志和看书,就是利用这段难得的时间充电,补充咨讯.
全忠的时间表一览
3月3日
09:00 苏州光华集团会议
14:00 常州常发置业集团讲课
20:00 上海总部员工谈话
3月4日
09:00 面试新员工
10:00 2月入职新员工座谈会
14:00 苏州亿城新天地项目例会
20:00 见上海媒体朋友
