2011-02-21
你是不是把很多时间花在没必要或是没成效的会议上?如果是,你可不是唯一的人.大多数经理认为,会议疲劳和会议没成效是耗尽生产率的两个最重要的因素.因此,过去20年里一个专注于"会议管理"的行业迅速成长起来.每个企业都设置了如何开好会议的培训课程,而且万一未能参加培训,你还有海报、过塑卡片和对照表单用来准备、实施、跟进.
这种关于会议的教育达到无以复加的程度,结果几乎所有的经理都了解会议的基本原则:明确你要取得的结果;邀请合适的人参加;事先发放预读材料;制定日程安排并严格执行;给与会者发放印有重要决策和行动步骤的讲义.你明白这个程序.
不幸的是,在公司的发展过程中,关于有效会议的基本准则虽普遍认可,但它们可能是最没有得到执行的程序.如果政府举行"会议审计"的话,几乎所有的公司都不能过关.多数经理虽然一边在抱怨会议没有效果,但一边又开始做各种会议计划,开效果很差的会议.这是一个令人吃惊的现象.
这就产生了组织生活中的一个肮脏的小秘密:尽管他们严正申明,实际上多数经理有意(或无意)都喜欢开会,因为有下面几个原因.
开会促进社交互动.多数人不喜欢一个人埋头工作;他们需要与他人保持接触和联系.开会让他们感觉自己是团体的一分子,有了分享个人情绪和观点的通道,不仅能谈论工作话题,也可谈论个人或政治话题.因此,有些看起来似乎与会议主题无关的唠叨(甚至是发牢骚),其实是进行宣泄的重要社交途径.
开会让每个人都留在"圈子"中.随着公司发展的日益矩阵化,公司内部相互依存,会议就像个非正式的织布机,把组织里的各路线编织在一起.员工需要了解组织里其他部门的工作进展.除了正式的交流机制以外,他们还需要非正式的方式作为补充--指导他们安全通过政治和个人生活的雷区.会议创造、加强并拓展了这些信息网络.
开会常常是地位的象征.各种委员会的会员资格意味着你是重要人物,别人重视你的观点,你在决策人群中占有一席之地.出席员工会议意味着你是领导团队的一员.即使是只有一次会议要求你出席或回答问题,也能让你在资深人员面前增加曝光率,提升你的地位.
开会的这些心理驱动力非常强大--通常要胜过培训课程和文章中提出的那些既有逻辑又理性的"会议管理"建议.换言之,看似经理们浪费了时间或是时间没有产出,实际上满足了重要的个人和组织需求.
但这不能成为原谅会议泛滥、浪费时间的理由.各个层面的经理需要保持警惕,不要开大量没必要的会议,要谨防糟糕的会议原则.举个例子,好几年以前,葛兰素史克(GlaxoSmithKline)公司的研究部门就已经认识到--由于药物研发团队有太多的项目会议要开,而且人员涵盖所有的职能部门--许多人的开会时间和实际的药物研发时间相当.结果,公司制定了"适合目的"的会议流程,即只有直接参与项目中某个特别阶段或问题的人参加会议,其他人只要接收会议内容通告即可.
所有的组织都应该定期检查自己的会议模式,除了鼓励使用日程安排、虚拟会议的方式及其他方式以外,还要像这样做出调整.然而,只抱怨会议太多或会议效果差是没有用的.就像飞蛾扑火,不管我们怎么说,还是不断地回来.
