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企业内部沟通软件布局“协同”是关键

2013-04-18 00:00:00

 

  “协同”即是协调两个或者两个以上的不同资源或者个体,协同一致地完成某一目标的过程或能力。协同办公系统即是实现企业这种协同办公模式的企业管理软件。但不是所有的协同软件都能如人所愿实现高效率办公,有些也谓之协同,实质却是跟普通传统OA没多大的差别,甚至应用效果还不及传统OA。但我们下面所要讲的都是指真正意义上的协同办公软件,那么协同办公软件是如何让企业办公实现1+1>2呢,所谓1+1>2是指如何突破传统的1+1=2实现更高更强的办公效率。

  客户管理是一个不断加强与顾客交流,不断了解顾客需求,并不断对产品及服务进行改进和提高以满足顾客的需求的连续的过程。其内含是企业利用信息技术和互联网技术实现对客户的整合营销,是以客户为核心的企业营销的技术实现和管理实现。智信客户管理系统软件以客户为中心,把科学的管理与信息技术结合起来,实现市场、销售、服务协同工作统一管理。客户管理注重的是与客户的交流,企业的经营是以客户为中心,而不是传统的以产品或以市场为中心。为方便与客户的沟通,客户管理可以为客户提供多种交流的渠道。

  提高内部沟通软件的同步性,要求客户管理应用系统在支持传统的客户沟通渠道或支持基于网络的客户方面既有侧重又相互兼容,使来自面向客户的整个渠道及功能模块的沟通应用达到同步化。智信客户管理软件支持各个站点的数据保存后立即通过网络传递到服务器,相关人员可以随时看到更新的数据,客户管理中,实现对客户完整的、实时的交互信息的同步传递、共享能使各企业级的部门自如协调、系统同步化运转,从而实现一个连贯的、掌握客户关系全程的协同办公管理系统。

  给员工指出清晰的职业发展路线..

  很多软件企业的管理者都抱怨工程师太不稳定,其实工程师需要企业能为其个人发展指出清晰的发展路线,比如第一年让新人广泛的参与各个项目,锻炼研发能力,第二年有意识的让员工参与一些管理、销售、客服等工作,如果新人能踏实得走完这两年,而且证明人品和学习能力都不错,第三年就可以考虑进行创业扶持,后面会讲到“内部创业”的机制。

  同客户接触过程中,每时每刻都要体现出专业性,挖掘需求要讲究方法,不可一味的希望非专业的客户能自行提出详尽的需求。许多刚起步的软件企业和工作室不太注意同客户的接洽,总是在一些细节上让客户感觉到不放心。个人原则是不管客户的预算是多少,都要像对待大客户一样严谨,第一次同客户的邮件接洽就要附上详尽的标书,其中要包括以往成功案例,企业的简单介绍,报价的计算方法等,甚至要包括软件的概要设计和开发计划。所有文档都应有统一的规范, 包括企业Logo, 企业名称甚至采用一些同企业文化搭配的背景色.

  建立“内部创业“机制.

  寻找到一个德才兼备的人才是非常不容易的,而留住这样的人才也往往并非加大薪资这样简单的手段可以做到,每个人在一定阶段所追求的东西是不一样的,尤其是随着经验的上升,很多人会有强烈的希望开创事业的欲望,软件业风云变化,企业的成长和衰败往往都发生在很短时间内,也就要求企业管理者同样要以极快的速度要求人才的成长,前面提到的在一个人才经过两到3年的锻炼后,如果其本人也有比较强烈的开创事业的想法,企业应当提供一种“内部创业”的机制,类似华为的创业机制,可以提供一些基本的资金支持和技术支持,在有一个相对成熟的企业的帮助下,新创企业的成功可能性会加大很多. 反过来,“内部创业”对原公司的收益也会有较大的提高.

  通过“协同”使企业最大化实现高人力资源使用率

  传统的OA仅仅是属于个人的办公工具,领导很难获知组织人员工作分布情况,无法确保人力使用率的最大化。而协同则不一样,每个协同软件终端之间都存在信息互联的关系。通过企业即时通讯的“协同”的功能,领导就可以清晰的把握每一个人在什么时间做什么事情,可以跟踪每个人的工作流程情况,这样就可以最大程度的了解组织整体工作概况,同时也可以通过合理安排最大化的提高人力资源的使用率,使人力各安其位。

  通过“协同”使问题解决更快捷、更容易、更方便

  如果企业没有协同办公软件,工作中的问题只能通过会议、电话、当面对话或者通过QQ等非专业企业即时通讯软件来沟通解决问题,以上这些模式都存在一个最大的缺陷,就是问题无法快速得以反应致于无法及时解决,但如果借助EIM软件的协同功能,办公中的各种问题可以在软件的数据中快速体现出来,领导都可以一目了然的了解问题、咨询问题、甚至就仅仅可以在协同软件中沟通解决问题,这样无非大大加快企业对一些平常问题的反应解决速度。

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