协同办公自动化与政企办公趋势研究

　　协同办公自动化系统的开发和应用对于提高办事效率和管理水平，促进政务公开具有重要意义。国家质检总局办公自动化系统于1998年10月开始建设，完成了需求分析、系统设计和软件开发工作，1999年8月在原国家检验检疫局机关试运行，2000年8月正式投入使用，收到了良好的效果。此外，该系统先后在上海、北京、山东、天津、安徽、深圳、河北和河南等检验检疫机构试点成功，目前，正在进行升级改造，以期形成质检系统应用的版本。

　　利用提高前辈的科学技术，使部门办公业务流动物化于人以外的各种现代化办公设备中，由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人一机信息处理系统。只有对治理及治理业务有着深刻的理解，才会使办公自动化有用武之地，只有将办公过程中天生的信息进行有序化积累，沉淀，办公自动化才能施展作用。

　　办公自动化的基础是对治理的理解和对信息的积累。

　　办公自动化(Office Automation,简称OA)是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，是当前新技术革命中一个技术应用领域，属于信息化社会的产物。

　　办公自动化建设的本质是进步决议计划效能为目的的。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的治理组织结构，调整治理体系体例，在进步效率的基础上，增加协同办公能力，强化决议计划的一致性，最后实现进步决议计划效能的目的。技术只是办公自动化的手段。

　　在新的时期，基于多年办公自动化建设经验和互连网技术的发展，人们对办公自动化的熟悉也越来越清晰，从网络的性质来看，办公自动化应定位于内部网(Intranet)，从办公性质来看，办公自动化应定位于数字化办公，从信息化建设的角度来看，办公自动化应是信息化建设的基础。

　　根据对政府办公业务类型和业务流程的调研和需求分析，将办公自动化系统的使用功能和维护功能分成公文运转、局内事宜、办公工具、档案管理和系统管理5个大类，共包含近20个子系统，满足了政府办公的需要。系统主界面如图1。

　　主要系统的功能设计如下：

　　1、签报系统。实现内部签报的拟稿、核稿、签发、会签、登记、报批和批示流程管理。签报系统分四个环节：①成文环节，拟稿→核稿→签发，文件在主办司室的拟稿人、核稿人和签发人之间流转，核稿人和签发人可以有若干个。签发完成后，文件流转给办公厅登记或流转给相关司会签，当有多个会签单位时，可以同时发给这些单位，并行处理。②会签环节，会签单位的文件管理员送司领导会签，司领导可以直接签署意见，也可以先责成下属提出意见(填写会签意见单)，然后再签署。③办公厅登记环节，签报管理员完成签报编号，并送局领导批示。系统支持流程中断，即通过套打或直接打印，形成纸质文件，电子流程中断，转而以纸质文件流转的方式继续办理。在实施中，签报管理员可以在本环节打印出纸质文件，送领导批示。④领导批示，领导以电子或纸质方式批示文件，并在需要时，请其他领导核批。对于后者，签报管理员需要录入文件的流转状态。

　　2、发文系统。实现文、函等类型的公文的拟稿、核稿、会签、登记、签发和文印、分发的流程管理。发文系统包括成文、会签、登记、签发和文印分发5个环节，其中前4个环节与签报系统相似。不同的文件类型(局文、局函、办公厅文、办公厅函、司文、司函、明传电报、党组文等)具有不同的拟稿模板，这些模板参照纸质文件的首页设计。文印和分发环节完成印数、用章登记的功能，系统支持向直属检验检疫局远程分发文件。

　　3、收文系统。实现对外来文件的登记、分发、催办和查询管理。外来文件包括直属检验检疫机构来文和党中央、国务院机关、其它部委和其它单位来文两类。文件属性主要包括来文单位、文件标题、紧急程度(急件、普通件)、处理类型(办件和阅件)、来文时间、领导批示和承办单位等。系统支持全文扫描处理，这样既可以进行无纸化处理，也可以纸张和电子并行处理。办理结果由人工填写，对于逾期未能办理的重要文件，秘书部门可以通过系统发出催办通知。收文系统分局收文和司室收文两个层次。局收文由办公厅负责管理，司室收文由相应司室负责管理。

　　4、督察管理系统(重大事件跟踪系统)。根据收文、领导批示形成专项督察，对重大事件进行跟踪，通过网络系统实现任务分送、审批、办理结果反馈、事件办理状态查询和催办等功能。