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信息传输滞后:部署企业即时通讯很有必要

2014-06-19 00:00:00

  信息技术的发展改变了我们的工作和生活,让企业内部沟通突破了传统的交流模式,企业即时通讯软件成为了员工之间互相交流的重要媒介。

  日前,2014百度联盟峰会在黄山举行,百度集团CEO李彦宏预测:企业级软件和大数据是未来五年或者更长时间里两大行业趋势。

  企业为什么需要企业级软件解决内部沟通问题?

  据统计,13年在全国的活跃企业中直接上网企业已超50%,其中绝大多数企业未使用企业级即时通讯软件,企业信息化管理仍旧处于“跟在后面走”的状态。

  多数企业的日常沟通大多依赖一些娱乐性较强的个人聊天软件,严重影响了企业办公效率。这些软件以聊天功能为主,并不存在主题,即使通过群和临时讨论组达到了群体通知的效果,创建和退出的复杂性也给成员带来了不少麻烦。

  公司内部的即时沟通需要解决的一个问题就是:会话的目的是去解决一个问题,抑或围绕某个主题进行深度讨论。在每次展开这样的通讯时都可以给这个事务划定对应的员工。

  没有企业即时通讯工具的话这个问题就复杂了。这个任务进展如何?其中的的哪些部分已经解决了?怎样做到立刻将进展通知给指定员工?有一些员工可能正在出差,又或者公司部门间距离较远,甚至离开座位去了厕所或茶水间……这种“暂离”状态的人只靠一条个人消息提醒能否将他拉回工作状态?更别说文件的即时修改和分享展示了。

  而拥有企业即时通讯软件,你即使不在座位上,依然可以了解会议讨论的内容;打开手机就能查看自己的待办任务,了解任务进度和进展情况;出门在外,亦可参与公司的投票;别人创建了日程,你直接让他共享给你就行不用再重新建一遍。企业即时通讯软件不仅将公私界定划分清晰,更普及了移动办公,丰富了工作方式,利用碎片化时间提高工作效率。

  企业的移动化办公相对落后意味着增长空间巨大

  李彦宏曾表示,企业级软件在国际上是非常大的市场,但在中国没有特别大的企业级软件公司,作为解决方案的企业级软件是很有前景的。李彦宏也解释过,新的企业级软件不一定基于PC,整个工作理念也可能与过去的企业级软件不一样。

  从目前市面上的企业即时通讯软件来说,多数存在缺乏“互联网思维”和“移动办公思维”的弱点,做得好的往往是自身拥有开发能力的公司。一些新兴企业已经开始尝试创新,向移动互联网靠拢。

  个人认为企业即时通讯软件在内部沟通上还要真正解决几个问题,才能为企业员工交流提供更大的帮助。

  1、重视移动办公

  将协同OA上的会议、日程、文件管理、通知公告等应用整合到企业即时通讯工具的组织通讯录之中,并扩展到手机移动终端,为用户提供更方便更灵活的移动办公应用,离开座位也能展开讨论。

  2、保障移动办公安全

  在办公移动化的同时也要注意保障移动端的安全问题,使用个人聊天软件办公信息是随时可能被外界破译的,信息安全得不到保障。企业IM应该通过临时秘钥、故障自恢复、即时备份策略、独立部署服务器、云服务等方式保护用户数据安全。

  3、多平台互通,统一入口

  移动办公要求企业及软件需要完善部署于各个平台,多元办公。而各个平台之间的入口、功能和数据应该是同步的和实时的,使工作人员在任何状态可以通过任何平台保持与其他平台办公系统的无缝衔接。

  4、功能精炼,易学易用易管理

  2014年移动互联网的爆发之势使APP产量猛增,对员工来说消化一款企业即时通讯软件的时间被极大压缩。一款好的企业IM工具应该界面简洁美观,聚合常用功能,容易学习降低培训成本,更能方便管理。

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